Capítulo II De los Formatos del Registro Civil

Las inscripciones se harán en forma computarizada o mecanográfica por quintuplicado, excepto en caso de defunción que se hará por sextuplicado.

La infracción de esta disposición producirá la nulidad del acta y la destitución del servidor público responsable, sin perjuicio de las penas que la ley señale y de la indemnización de daños y perjuicios.

Los formatos se encuadernarán en volúmenes hasta de trescientas actas correspondientes al año de que se trate. La inscripción computarizada se regirá por el procedimiento de guarda y distribución del respaldo informático que establezca el Reglamento respectivo.

Los formatos del Registro Civil serán distribuidos por la Dirección del Registro Civil, el original se conservará encuadernado en un volumen en la oficialía y se entregarán las copias de la siguiente manera:

I. Una al interesado;

II. Una al Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática;

III. Dos a la Dirección de Registro Civil, para que una se conserve encuadernada en un volumen en su Archivo Central y la otra se remita a la Dirección General del Registro Nacional de Población e Identificación Personal de la Secretaría de Gobernación; y,

IV. En el caso de defunciones, se remitirá una copia al Instituto Federal Electoral.

V. Con las actas del Registro Civil se integrará el apéndice respectivo, que estará constituido por todos los documentos relacionados con el acto que se asienta. Los documentos del apéndice estarán anotados y relacionados con el acta respectiva, al igual que las actas lo estarán con éstos.

El estado familiar sólo se comprueba con las constancias relativas del Registro Civil. Ningún otro documento ni medio de prueba es admisible para comprobarlos, salvo los casos expresamente exceptuados por la ley.

Cuando no hayan existido registros, se hayan perdido, estuvieren ilegibles o faltaren hojas en que pueda suponer se encontraba la inscripción o testigos. Pero si uno de los registros se han inutilizado y existen los otros ejemplares, de éstos deberán tomarse las pruebas sin admitir las de otra clase.

Con las formas del Registro Civil se irán integrando volúmenes de acuerdo con el acto del registro civil de que se trate, los cuales serán visados en su primera y última hoja, por el Secretario General de Gobierno del Estado y se pondrá el sello de la Secretaría en cada volumen. Los libros se integrarán cada año debiendo quedar el original en la oficina del Registro Civil, así como los documentos que le correspondan; se remitirá un ejemplar de las formas, al Archivo General del Gobierno del Estado, otro a la Dirección del Registro Nacional de Población, y un ejemplar al interesado.

La falta de remisión de cada uno de los ejemplares anteriormente señalados, se sancionará con cinco veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización de multa, al oficial del registro civil por cada ejemplar. (Ref. Por Decreto No. 58, publicado en el P.O. No. 158 del 28 de diciembre de 2016)

Sólo podrá asentarse en las actas del estado familiar, lo que deba ser declarado por el acto preciso a que ellas se refieren y lo expresamente prevenido por la ley.

Si los interesados no pueden concurrir personalmente, podrán ser representados por un mandatario especial para el acto. En los casos de matrimonio o de reconocimiento de hijos, el poder será otorgado en escritura pública.

En la formación de las actas del Registro Civil se observarán las reglas siguientes:

I. Los testigos que intervengan en las actas del Registro Civil, serán mayores de edad, prefiriéndose los que designen los interesados, aun cuando sean sus parientes;

II. Asentada el acta en las formas, será leída por el oficial del registro civil, a los interesados y dos testigos; la firmarán todos, y si algunos no pueden hacerlo, se expresará que el acta fue leída y que quedaron conformes los interesados con su contenido;

III. Si alguno de los interesados quisiere imponerse por sí mismo del tenor del acta, podrá hacerlo y si no supiere leer, uno de los testigos designados por él, leerá aquélla y la firmará si el interesado no supiere hacerlo;

IV. Si un acto comenzado se entorpeciere porque las partes se nieguen a continuarlo o por cualquier otro motivo, se inutilizará el acta, marcándola con dos líneas transversales y expresándose el motivo porqué se suspendió, razón que deberá firmar el oficial del registro civil, los interesados y los testigos;

V. Las actas se numerarán con el folio que le corresponda y no se podrá dejar ningún espacio en blanco;

VI. Tanto el número ordinal de las actas, como el de las fechas o cualquier otro, serán escritos en cifras aritméticas;

VII. En ninguna frase se emplearán abreviaturas;

VIII. No se hará raspadura alguna ni tampoco se permitirá borrar lo escrito. Cuando sea necesario testar alguna palabra, se pasará sobre ella una línea de manera que quede legible. La infracción de las disposiciones contenidas en esta fracción y las tres anteriores, se castigará con multa de diez veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización por omisión; y, (Ref. Por Decreto No. 58, publicado en el P.O. No. 158 del 28 de diciembre de 2016).

IX. Los puntos dados a los interesados y los documentos que presenten se anotarán poniéndoles el número del acta y el sello del Registro y se reunirán y depositarán en el archivo correspondiente, formándose un índice de ellos en las últimas hojas de los libros correspondientes.

La falsificación de las actas y la inserción en ellas de circunstancias o declaraciones prohibidas por la ley que constituya una afrenta a la persona, causarán la destitución del oficial del registro civil, sin perjuicio de las penas que la ley señala para los delitos de falsedad ante autoridad y de la indemnización de los daños y perjuicios.

Los errores o defectos de las actas, obligan al oficial del registro civil, a hacer las correcciones que señale el Reglamento respectivo, pero cuando no sean substanciales no producirán la nulidad del acto, excepto que judicialmente se pruebe la falsedad de éste.

Toda persona puede solicitar y obtener copia certificada de las actas, asientos, documentos y apuntes relacionados con ellas, existentes en los libros, índices y apéndices correspondientes. El director, el jefe del departamento de archivo y los oficiales del registro civil están obligados a expedirlas. Las copias certificadas de las actas podrán expedirse en forma total o parcial.

La certificación podrá autentificarse por firma autógrafa o electrónica del servidor público facultado para ello conforme a este Código. Las copias certificadas así expedidas tendrán el mismo valor jurídico probatorio.

Por firma electrónica se entenderá la forma que se utilice como forma de autentificar por medios electrónicos la autorización del servidor público competente, y con la cual el firmante aprueba la información contenida en el acta, según el sistema que implemente la Dirección, la que deberá utilizar mecanismos confiables para evitar la falsificación de documentos.

Los actos y actas del estado familiar con relación a titulares del registro civil relativas a su pareja matrimonial, concubinal y a los ascendientes o descendientes de cualquiera de ellos, no podrán autorizarse por el mismo oficial registrador, pero se asentarán en las formas correspondientes y se autorizarán por el oficial del registro civil más cercano a su jurisdicción. (Ref. Según Decreto No. 944 de 30 de julio de 2013, publicado en el Periódico Oficial “El Estado de Sinaloa” No. 099 de 16 de agosto de 2013).